仕事効率をアップさせるファイル名の付け方

パソコンやスマホのファイル

整理をし始めた頃は、保存したファイルをすぐに見つけることができる状態にあります。

しかし時間がたつにつれ、知らないうちにどんどん溜まっていって、気が付けば、使いたいファイルがどこにあるのかがわからない・・・

そんなことになっていませんか?

そこで重要なのが、ファイルにつける「名前

でも、パソコンのファイルに、どんな名前を付けるといいかがわからない・・・

というのが正直なところではないでしょうか。

しかし、名前の付け方次第では、ファイルの検索スピードが大幅に変わり、作業効率が大きく違ってくるんです!

そこで、ファイルの名前の付け方に、ルールを作りましょう。

では、パソコンのファイルやフォルダに、どのようなルールで名前を付ければいいのでしょうか?

パソコンで使う「ファイル」と「フォルダ」とは?

まずは、パソコンやスマホで出てくる、ファイルとフォルダの違いについて

ファイルは、パソコンやスマホで作られたデータ自体のことを指します。

PDFやテキストファイル、画像や動画がファイルです。

 

PDFファイル
テキストファイル

それに対して「フォルダ」は、作成したファイルを格納する場所

 ファイルをまとめて収納する場所、と考えるとわかりやすいです。

フォルダ

パソコンでのフォルダの分類方法

パソコンのファイルやフォルダの分類は、基本的には文書(紙の書類)の分類と同じ方法で考えても、特に問題ありません。

オフィス文書では、主に以下のような分類が使われています。

  • 名前別:取引先名など 例:◯◯株式会社
  • 主題別:文書に書かれている内容 例:募集、採用、研修
  • 形式別:文書の形式 例:報告書、議事録、契約書
  • 標題別:文書の標題をそのままタイトルに 例:見積書、注文書、請求書
  • 一件別:一つの契約を始めから終わりまでまとめる 例:◯◯委託契約
  • 数字別:ファイルに番号をつけ順番にならべる 例:◯◯申請書1~50

書類では、これを内容に応じて使いやすい分類を元に名前を付ける、というのがセオリーです。

そして、パソコンやスマホでも同じく、ファイルやフォルダ内容に応じた分類を元に、名前を付けていきます。

検索スピードが上がるファイル名の付け方

パソコンのフォルダ名の付け方に関しては、上記の分類のみを元にした名前でも、特に問題がない場合が多いです。

問題なのは「ファイル」です。

パソコン等のデジタルデータで言うフォルダは、複数あるファイルをまとめたもの

それに対してファイルは、パソコン上で見ることができる最小単位のデータと言えます。

ファイルに関しては、先ほどあげた分類のみを採用し名前を付けると、かえって

  • 見づらい
  • 検索しづらい

という現象が起きてしまいます。

検索しやすいファイル名にするには、ファイル名の先頭に数字を付けることをおススメします。

なぜか?と言うと

パソコンのデータは、Unicodeという規格で順番に並ぶようになっています。

フォルダの並ぶ順番を自由に変える方法

フォルダの並ぶ順番を自由に変える方法:パソコンのデータを整理するのに便利なのが… フォルダ データ整理には欠かせないツールですよね。 ファルダがあることで、 見たい…

そのため、フォルダ名の最初に数字を付けるのがおススメ

特に

日付 + ファイルの内容

にすると、ファイルが日付順で並ぶので、検索しやすくなる上に、表示されたファイルも格段に見やすくなります。

そして、ファイル名を付ける際は、以下のルールを導入すると、より検索しやすいファイルになります。

ファイル名を付けるルール

  1. 日付は「年・月・日」に(最低でも「年・月」を付けるようにする)
  2. 数字は半角
  3. 日付とファイル名の間に「-(ハイフン)」もしくは「_(アンダーバー)」を入れる

ファイル名の付け方のポイント

そして、ファイルに名前を付ける際のポイント

以下のことに気を付けて、ファイル名を付けるようにしましょう。

  • ファイルを共有する全員が認識できるファイル名にする
  • 似たような(区別のつかない)ファイル名を付けない
  • ○○類・△△関係など 分類がはっきりしないファイル名は付けない

まとめ

ファイルの分類、そしてファイル名を付けるときは、使うとき・検索するときのことを考えて決めるのがおススメです。

パソコンのデータは、名前の付け方次第で検索スピードが変わってきます。

検索スピードが上がると、作業効率が格段にアップ!

最終的に、事務作業にかける時間が大幅に軽減します。

ファイル名を付ける際は、ご紹介したルールを活用して、スムーズにファイル検索ができるように意識しましょう。

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