仕事効率をアップさせるファイル名の付け方

パソコンやスマホのファイル

整理をし始めた頃は、保存したファイルをすぐに見つけることができる状態にあります。

しかし時間がたつにつれ、知らないうちにどんどん溜まっていって、気が付けば、使いたいファイルがどこにあるのかがわからない・・・

そんなことになっていませんか？

そこで重要なのが、ファイルにつける「名前」

でも、パソコンのファイルに、どんな名前を付けるといいかがわからない・・・

というのが正直なところではないでしょうか。

しかし、名前の付け方次第では、ファイルの検索スピードが大幅に変わり、作業効率が大きく違ってくるんです！

そこで、ファイルの名前の付け方に、ルールを作りましょう。

では、パソコンのファイルやフォルダに、どのようなルールで名前を付ければいいのでしょうか？

パソコンで使う「ファイル」と「フォルダ」とは？

まずは、パソコンやスマホで出てくる、ファイルとフォルダの違いについて

パソコンでのフォルダの分類方法

パソコンのファイルやフォルダの分類は、基本的には文書（紙の書類）の分類と同じ方法で考えても、特に問題ありません。

オフィス文書では、主に以下のような分類が使われています。

書類では、これを内容に応じて使いやすい分類を元に名前を付ける、というのがセオリーです。

そして、パソコンやスマホでも同じく、ファイルやフォルダ内容に応じた分類を元に、名前を付けていきます。

検索スピードが上がるファイル名の付け方

パソコンのフォルダ名の付け方に関しては、上記の分類のみを元にした名前でも、特に問題がない場合が多いです。

問題なのは「ファイル」です。

パソコン等のデジタルデータで言うフォルダは、複数あるファイルをまとめたもの

それに対してファイルは、パソコン上で見ることができる最小単位のデータと言えます。

ファイルに関しては、先ほどあげた分類のみを採用し名前を付けると、かえって

• 見づらい
• 検索しづらい

という現象が起きてしまいます。

検索しやすいファイル名にするには、ファイル名の先頭に数字を付けることをおススメします。

なぜか？と言うと

パソコンのデータは、Unicodeという規格で順番に並ぶようになっています。

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そのため、フォルダ名の最初に数字を付けるのがおススメ

特に

にすると、ファイルが日付順で並ぶので、検索しやすくなる上に、表示されたファイルも格段に見やすくなります。

そして、ファイル名を付ける際は、以下のルールを導入すると、より検索しやすいファイルになります。

ファイル名を付けるルール

1. 日付は「年・月・日」に（最低でも「年・月」を付けるようにする）
2. 数字は半角
3. 日付とファイル名の間に「-（ハイフン）」もしくは「_（アンダーバー）」を入れる

ファイル名の付け方のポイント

そして、ファイルに名前を付ける際のポイント

以下のことに気を付けて、ファイル名を付けるようにしましょう。

まとめ

ファイルの分類、そしてファイル名を付けるときは、使うとき・検索するときのことを考えて決めるのがおススメです。

パソコンのデータは、名前の付け方次第で検索スピードが変わってきます。

検索スピードが上がると、作業効率が格段にアップ！

最終的に、事務作業にかける時間が大幅に軽減します。

ファイル名を付ける際は、ご紹介したルールを活用して、スムーズにファイル検索ができるように意識しましょう。

データ検索の効率を上げる名前の付け方にお困りの時は、お気軽にご相談くださいね。

Written with Chat GPT

最後までご覧いただき、ありがとうございました。