パソコンデータの名前の付け方 ファイル・フォルダの検索スピードを上げるには?

パソコンやスマホのデータ

データを整理し始めた頃は、保存したデータを把握することができるのですが、気が付くとどんどん溜まっていって、どこにどんなデータがあるのかわからなくなる…

ということありますよね。

そんな時に活躍するのが、パソコンにある「フォルダ」機能

でも、パソコンのフォルダに、データファイルをどのように分けるのが良いのか?イマイチわからない、見当がつかない、というのが正直なところではないでしょうか。

しかし、フォルダやファイルでの名前の付け方次第で、検索スピードが大幅に変わってきます。

そこで、デジタルファイルでの名前の付け方のルールを作りましょう。

では、パソコンのファイル・フォルダにの名前はどのようなルールで付ければいいのでしょうか?

パソコンデータ ファイル・フォルダでの分類方法

パソコンのファイル・フォルダの分類は、基本的には文書(紙の書類)の分類と同じ考え方で問題ありません。

オフィス文書では、主に以下のような分類が使われています。

  • 名前別:取引先名など 例:◯◯株式会社
  • 主題別:文書に書かれている内容 例:募集、採用、研修
  • 形式別:文書の形式 例:報告書、議事録、契約書
  • 標題別:文書の標題をそのままタイトルに 例:見積書、注文書、請求書
  • 一件別:一つの契約を始めから終わりまでまとめる 例:◯◯委託契約
  • 数字別:ファイルに番号をつけ順番にならべる 例:◯◯申請書1~50

書類では、これを内容に応じて使いやすい分類を使う、というのがセオリーです。

パソコンのフォルダ作成で使いやすい分類

そして上記分類の中で、パソコンのフォルダで使いやすい分類は、以下の通り。

業務で使いやすい分類

  • 主題別:「仕事・家庭など」
  • 形式別:「写真・PDF・Word・Excel文書など」
  • 数字別:「日付など」
  • 一件別:「お客様・案件別」

家庭で使いやすい分類

  • 主題別:「仕事・家庭など」
  • 形式別:「写真・PDF・Word・Excel文書など」
  • 数字別:「日付など」

見やすく検索しやすいファイル名の付け方

パソコンのフォルダに関しては、上記の分類のみの名前でも、大きな問題はありません。

問題なのは「ファイル」です。

パソコン等のデジタルデータで言うフォルダは、複数あるファイルをまとめたもの

それに対してファイルは、パソコン上で見ることができる最小の単位のモノと言えます。

ファイルに関しては、先ほどあげた分類をそのまま採用すると、かえって見づらい・検索しづらい、という現象が起きてしまいます。

検索しやすいファイル名にするには、ファイル名の初めに数字を付けましょう。

なぜか?と言うと

パソコンのデータは、Unicodeという規格で順番に並ぶようになっています。

参考:フォルダの並び替えを自由に!アイコンが見づらいのは 並ぶ順番にあるかも!?

そのため、フォルダ名の最初に数字を付けるのがおススメ

特に

  • 日付+ファイル名(ファイルの種類)

にすると、ファイルが日付順で並ぶので、検索しやすくなる上に、表示されたファイルも格段に見やすくなります。

フォルダ名を付ける際は、以下のルールを導入すれば、より見やすいフォルダになります。

ファイル名を付けるルール

  1. 日付は「年月日」にする
  2. 数字は半角
  3. 日付とファイル名の間に「-(ハイフン)」もしくは「_(アンダーバー)」を入れる

フォルダ名の付け方のポイント

そして、フォルダ名前を付ける際のポイントは付けていきます。

ここでは、以下のことをポイントに名前を付けましょう。

  • データを共有する全員がわかる名前にする
  • 似たような名前を付けない
  • ○○類・△△関係など 分類がはっきりしない名前は付けない

ファイルの分類、そしてファイル名を付けるときは、使うときのことを考えて決めるのがおススメです。

パソコンのデータは、名前の付け方次第で検索スピードが変わってきます。

検索スピードが上がると、作業効率がアップしますので、ファイル名を付ける際は、ご紹介したルールをご活用ください。


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