データ化した書類　保存先は一つでいいの？

書類整理の際、省スペース化を助けてくれるのが…

書類のデータ化

 

スキャンするのはもちろん！

スマホのアプリで取り込んでデータにできるようになって、

 

「書類がますますデータ化しやすくなってきてるな～」

と感じる今日この頃^^

 

でも、書類をデータ化したはいいけれど…

 

パソコンのハードディスクに入れっぱなし^^;

っていうことはないですか？

 

もしかすると、パソコンが故障したとき、

「データが取り出せない(>_<)」

なんてことになってしまうかもしれません。。

 

そんなピンチにも対応するには、どうすればいいのでしょうか？

 

保存したデータを 一か所に保存するのは危険！

データ化した書類をパソコン内一か所だけに保存しておくのは、実はとっても危険！

 

なぜかというと、

• パソコンが故障してしまうと、ハードディスクからデータが取り出せなくなる
• ウイルスに感染する

といった恐れがあるから

 

保存したそのときはいいけれど、いざそんなことになってしまうと…

 

「あのデータがないと仕事ができない！！」

なんてことにもなりかねません(-_-)

 

データ化した書類は 2か所以上に保存しよう

というワケで、データ化した書類は、できるだけ2か所以上へ保存しましょう♪

 

特に重要なデータほど、2か所以上保存することをおススメします！

 

では、どんな場所へ保存するのか？

というと…

 

外付けのハードディスクや、

 

USBメモリ

といったツールをはじめ、

 

• Googleドライブ
• One Drive
• dropbox

などのクラウドサービスを使う方法もあります。

 

この中で使いやすいツール2つ以上を使うのがおススメ！

 

これだと、一か所が何がしかのトラブルでデータが消えてしまっても、他の場所にデータが残っているので安心です^^

 

データ化した書類は定期的に整理！

そして、データ化した書類

ずっと使うのか？

 

というと、必ずしもそうではありません。

発生したデータもいずれ見なくなります。

 

• 新しいデータ
• 見なくなったデータ

このどちらも置いておくと、いざデータを取り出すときに探すのに時間がかかってしまいます。。

 

そうならないためにも、定期的なデータ整理が必要です！

 

データ整理の頻度は、長くても年に一度はデータ整理した方がいいと思います。

もちろんこれより短いスパンで整理してもOK！

 

データを定期的に整理することで、使うときにより見やすくなります(^^)v