データ化した書類 保存先は一つでいいの？
書類整理の際、省スペース化を助けてくれるのが…
書類のデータ化
スキャンするのはもちろん！
スマホのアプリで取り込んでデータにできるようになって、
「書類がますますデータ化しやすくなってきてるな～」
と感じる今日この頃^^
でも、書類をデータ化したはいいけれど…
パソコンのハードディスクに入れっぱなし^^;
っていうことはないですか？
もしかすると、パソコンが故障したとき、
「データが取り出せない(>_<)」
なんてことになってしまうかもしれません。。
そんなピンチにも対応するには、どうすればいいのでしょうか？
保存したデータを 一か所に保存するのは危険！
データ化した書類をパソコン内一か所だけに保存しておくのは、実はとっても危険！
なぜかというと、
- パソコンが故障してしまうと、ハードディスクからデータが取り出せなくなる
- ウイルスに感染する
といった恐れがあるから
保存したそのときはいいけれど、いざそんなことになってしまうと…
「あのデータがないと仕事ができない！！」
なんてことにもなりかねません(-_-)
データ化した書類は 2か所以上に保存しよう
というワケで、データ化した書類は、できるだけ2か所以上へ保存しましょう♪
特に重要なデータほど、2か所以上保存することをおススメします！
では、どんな場所へ保存するのか？
というと…
外付けのハードディスクや、
USBメモリ
といったツールをはじめ、
などのクラウドサービスを使う方法もあります。
この中で使いやすいツール2つ以上を使うのがおススメ！
これだと、一か所が何がしかのトラブルでデータが消えてしまっても、他の場所にデータが残っているので安心です^^
データ化した書類は定期的に整理！
そして、データ化した書類
ずっと使うのか？
というと、必ずしもそうではありません。
発生したデータもいずれ見なくなります。
- 新しいデータ
- 見なくなったデータ
このどちらも置いておくと、いざデータを取り出すときに探すのに時間がかかってしまいます。。
そうならないためにも、定期的なデータ整理が必要です！
データ整理の頻度は、長くても年に一度はデータ整理した方がいいと思います。
もちろんこれより短いスパンで整理してもOK！
データを定期的に整理することで、使うときにより見やすくなります(^^)v
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