データのバックアップは2か所以上に！保存先が1つだけでは危険な理由とは？

紙の書類をスキャンしてデジタル化することで、保管スペースの削減や検索性の向上など、多くのメリットが得られます。

最近では、スキャナーを使うだけでなく、スマホアプリを使って手軽にスキャンできるようになり、書類のデジタル化はますます身近なものになってきました。

そして、多くの方が日常的に取り組まれるようになってきました。

データ化した書類、保存先は1か所だけで大丈夫ですか？

しかし「デジタル化して終わり」ではないことを、忘れてはなりません。

デジタル化の落とし穴は「保存のしかた」にあります。

パソコンに保存しただけで安心していませんか？

よくあるのが、デジタル化したデータをパソコンの中だけに保存し、そのままにしているケースです。

この状態では、データが失われるリスクが非常に高くなります。

データの保存先が1か所だけの危険性

一見、パソコンにデータがあれば十分と思うかもしれません。

しかし、パソコンのハードディスク（内蔵ストレージ）は、決して「安全な保管場所」という訳ではありません。

パソコンのハードディスクのみでの保存には、以下のようなリスクが考えられます。

万が一こうしたトラブルが発生すると

「大事な書類が取り出せない！」「仕事に支障が出てしまう・・・」

という事態に陥る可能性もあります。

つまり、データの保存先が1か所だけという状態は、非常に危ういのです。

保存先は「最低でも2か所以上」に！

このようなリスクを避けるために、最も効果的な方法は

「データを複数の場所に保存しておくこと」

つまりバックアップです。

とくに重要なデータは、最低でも2か所以上に保存することを習慣にしましょう。

おすすめの保存先としては、以下のような手段があります。

① 外部記憶装置（オフライン）

• 外付けハードディスク：大容量でコストパフォーマンスも良好。定期的な接続とコピーが必要
• USBメモリ・SDカード：小型で持ち運びに便利。重要データの一時保存に最適

など

メリット

インターネットに接続しなくても保存できるため、ウイルスやサイバー攻撃の影響を受けにくいというメリットがあります。

② クラウドサービス（オンライン）

• Googleドライブ ：15GBまで無料で利用可能。Google アカウントと連携して使いやすい
• OneDrive ：Microsoft製品との親和性が高く、Windowsユーザーにおすすめ
• Dropbox ：操作がシンプルで、初心者にも使いやすい
• iCloud（Apple製品をお使いの場合）など

メリット

インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスでき、複数端末で共有できるのが利点です。

組み合わせてバックアップを取る

上記のものをを組み合わせて

など、最低2か所に保存することで、1か所にトラブルが起きても大事なデータを守ることができます。

保存先を選ぶときのポイント

保存場所を選ぶ際は、以下の観点を意識すると失敗しにくくなります。

保存先の基準については、こちらの記事でも詳しく解説しています↓

データ保存のおすすめ方法は？パソコン・スマホに最適な保存先と選び方

データ保存のおすすめ方法を知りたい方へ。保存先の特徴と選び方、失敗しない基準をわかりやすく解説しています。

ほど楽「デジタル活用×整理収納」パソコン業務改善効率化｜大阪高槻 Vita Comoda

リスクに備えた「保存の仕組み」が安心を生む

一見すると、同じデータを複数箇所に保存するのは「二度手間」に感じるかもしれません。

しかし、デジタルデータは一度失われると、元に戻すことが困難です。

そのため、トラブルが起きてからでは遅く、「もっと早くバックアップしておけばよかった」と後悔しても取り返しがつきません。

トラブルが起きたときに後悔しないためにも、「保存先の分散」は今すぐできる大切な備えです。

重要なデータほど、「保存先を2か所以上にする」ことを習慣にしておきましょう。

さらに、保存しただけで安心せず、データがどこにあるのかをすぐに把握できるよう、定期的な整理や検索性の改善もあわせて行うことで、より効率的にデータを活用できます。

「保存先がよく分からない」「バックアップに不安がある」という方は、お気軽にご相談ください。あなたのデータを守る仕組みづくりを、しっかりサポートいたします。

お気軽にご相談くださいね。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。