Googleドライブ共有リンクで大容量のデータ送る方法

ビジネスやプライベートで写真や動画、PDF、Word・Excel・PowerPoint等の添付ファイルを、送る機会があると思います。

最近では、LINE・Instagram等SNSのDM（ダイレクトメール）等を使って送ることもありますが、まだまだメールを使って送ることもありますよね。

しかし、メールの添付には必ず「容量制限」があり、大量データを送るにはひと工夫が必要です。

そんなとき、メールで大容量のデータを送信するには、どうすればいいのでしょうか？

今回は、「Googleドライブの共有リンク」を使った大容量送信方法を、手順とともにわかりやすくご紹介

さらに、安全な共有に不可欠なセキュリティ設定やトラブル回避の注意点まで、整理して解説いたします。

メール添付の「容量制限」問題とは？

GmailやOutlookなどメールソフトには、添付ファイル容量の上限（一般的には20〜25MB）があるため、高画質写真や複数ファイルは一度に送信できません。

SNS・LINEなどのメッセージ機能であれば容量制限が緩いものの、パソコンユーザーや社内ルールでメールが必要な場合もまだ多くあります。

専用サービスも存在しましたが、最近は数が減少傾向にあります。

Google Driveの「共有リンク」を活用して 大容量のデータを送信しよう

大容量のデータを送信する方法はいろいろありますが、その中の一つが、クラウドを活用した共有リンク機能

今回は、Google Driveを例にご紹介いたします。

Googleアカウントさえあれば、Googleドライブは無料で利用可能なクラウドストレージです。

容量を気にせずデータをクラウドへアップロードし、そのリンクをメール本文に貼るだけで共有が完了します。

そして、送受信者はメールの添付ではなくリンクをクリックして、クラウド上からファイルをダウンロードすることができます。

この機能を使えば、容量を気にせずデータをメールに添付することができますよね。

「共有リンク」を使って メールに大容量のデータを添付しよう

GoogleDriveの「共有リンク」機能を使ってのデータ送信の方法は、以下の通り↓

1. Googleドライブを開く
   ・Gmailにログイン → Googleアプリから「ドライブ」を選択。
2. ファイルをアップロード
   ・画面上部の「＋新規」→「ファイルのアップロード」または「フォルダのアップロード」で送信したいデータを追加する
3. 共有リンクを取得
   ・アップロードしたファイルを右クリック →「共有」→「リンクをコピー」に進む
4. 共有する相手は「リンクを知っている全員」か「制限付き（特定ユーザーのみ）」のどちらかで権限設定が可能です
5. メール本文にリンク追加
   ・Gmail画面で本文に「こちらのリンクからファイルをダウンロードできます」のように差し込むだけでOKです

動画でも解説しております

「共有リンク」を使ってメールを送る方法は、動画でも解説しております↓

セキュリティ設定の基本と注意点

Googleの共有リンク機能を活用すると、大容量のファイルを送信できるので、とても便利です。

しかし、共有範囲を間違えるなどすると、必要以上に情報を共有してしまうことも考えられます。

そのため、セキュリティ設定設定には注意が必要です。

共有の公開範囲は大きく「リンクを知っている人全員」と「制限付き」の2パターンがあります。

大切な資料なら「制限付き」で相手のGoogleアカウントを指定し、不要になったら共有リンクを無効化するなどの管理が必要です。

DropboxやOneDriveも同様の注意点で、パスワード設定や有効期限の付与でセキュリティレベルを高められます。

また、フォルダ単位での共有には注意が必要です。

フォルダ内すべてのファイルが対象になるため、意図せぬ共有に繋がることもあります。

トラブルを回避するためのポイント

そして、通常は問題なくできる共有リンクも、利用環境などの状況を把握していないがために、万が一のトラブルも考えられます。

そのため、トラブルを回避するために、以下のことに留意しましょう。

自動ダウンロードの不具合

通常はリンクからのアクセスでダウンロードができますが、まれにダウンロードに失敗することも考えられます。

その場合、ファイルのサイズ・形式・ネット環境を確認する必要があります。

相手がGoogleアカウントを持っていない

現在はGoogleのツールが普及しているため、多くの人がGoogleアカウントを持っていますが、中にはGoogleアカウントを持っていない方もいらっしゃいます。

そのような方がいる場合は、共有設定を「リンクを知っている全員」にしましょう。

その旨をメールに案内文を添えると、受け取る側でも安心です。

共有しすぎ防止

送信後すぐに共有リンクを「無効化」しておけば、後からの流出リスクを抑えられます。

メールを送信する際は、共有リンクの有効期間を案内しておくと、トラブルを回避することができます。

クラウド vs 外部ストレージ を比較

クラウドの活用は、とても便利！

ではありますが、デメリットも存在します。

そこで、クラウドと外部ストレージの メリット／デメリットを比較しましょう。

方法	メリット	デメリット
Googleドライブ等クラウド	どこでもアクセス可、バックアップにも使える	ネット接続・速度に依存、無料容量に限界あり
USB/外付けHDD（外部ストレージ）	ネット不要、高速転送可能	紛失・故障リスクあり、移動が手間

そして、それぞれの強みは

クラウドの強み

どこでも使えてセキュリティをコントロールできる

外部ストレージの強み

オフライン環境や大容量かつ短時間での共有できる

ことです。

まとめ

メールの容量制限問題には、クラウドの共有リンクが最もスマートな解決策。

Googleドライブならアカウントがあれば、すぐに使えて容量の心配も不要です。

一方で、共有方法の設定ミスや管理不足は、情報漏洩につながる危険もあります。

共有リンクでのファイル送信に失敗しないためには…

• 共有権限は必要最小限に設定
• 不要になればリンク無効化
• 定期的に共有設定をチェック

さらに、物理媒体との使い分けで、より安全かつ効率的なファイル共有が可能になります。

このように、Googleドライブの共有リンク機能を活用することで、大容量ファイルでも「手軽・安全・自由に」送信できます。

ぜひこの方法を活用して、メールでのファイル送信のストレスを解消しましょう。

Written with Chat GTP

Googleドライブの共有リンクはとても便利な反面、「設定が合っているか不安」「相手にちゃんと届いているか分からない」など、使い慣れないうちは戸惑うこともあるかもしれません。

もし、「自分に合ったファイルの送り方がわからない」「一度しっかり教えてほしい」と感じたら、お気軽にご相談くださいね。

あなたの業務や状況に合わせて、最適な使い方や管理方法を一緒に整理していくことができます。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。