GeminiにGmailが見られてる？安全に使うためのプライバシー設定ガイド

「AIは便利そうだけど、データが勝手に見られていない？」と心配になりませんか？

「書類の整理が追いつかない」

「もっと業務を効率化したい」

と悩む中で、最近よく耳にする「生成AI（GeminiやChatGPTなど）」の活用を検討されている方も多いのではないでしょうか。

AIを使えば、長いメールをパッと要約してくれたり、探している資料をすぐに見つけてくれたりと、まるで優秀なアシスタントが隣にいるかのように仕事がスムーズになります。

でも、いざ使おうとしたとき、ふとこんな不安が頭をよぎりませんか？

「私のGmailの中身、AIに勝手に読まれているの？」

「Googleドライブに入れているお客様の個人情報や書類、AIの学習に使われて、どこかで情報漏洩しない？」

今日は、そんな

「デジタルは少し苦手だけれど、お客様の大切な情報はしっかり守りたい」

と考えるあなたに向けて、AIとプライバシーの本当の仕組みと、今日からできる

「安心・安全な設定方法」をお伝えいたします。

AI活用を躊躇するのは あなたがプロとして責任感を持っている証拠

まず、事業を営む私たちにとって、何よりも大切なのは

「お客様からの信頼」

だからこそ、新しいデジタルツールを導入するとき、

「よくわからないまま使って、万が一のことがあったら・・・」

と、動きが止まってしまうのは不思議なことではありません。

特に、Googleが提供している「Gemini（ジェミニ）」というAIは、私たちが普段仕事で使っているGmailやGoogleドライブ、Googleカレンダーと連携できるのが大きな強みです。

しかし、連携できるということは、つまり

「AIが私のメールボックスやフォルダの中を覗ける」状態

だとも言えます。

目に見えないデジタルの世界だからこそ

• Geminiにメールのアドレスや、送信元の名前を学習されてしまうの？
• 連絡先に登録しているお客様の住所や電話番号まで、AIの知識として蓄積されてしまうのかな？
• 自分が知らない間に、他の誰かの回答として、私の機密情報が使われてしまったらどうしよう・・・

という疑問や恐怖を感じて、便利な機能使うのを躊躇してしまう方は非常に多いです。

そして、新しい便利機能を使うのを躊躇するのは、決して

「パソコンが苦手だから」とか

「時代に遅れているから」ではありません。

その不安を感じるのは、あなたが

「経営者・事業主・プロとして、お客様の大切な情報を守ろう」

とする、強い責任感を持っているからこそ

世の中には

「AIは便利だからどんどん使おう！」

という声が溢れていますが・・・

仕組みを理解しないまま、なんとなく「同意する」ボタンを押してしまうことのほうが、よっぽどリスクが高い行為だと言えます。

「使ってみたいけれど、怖いからちゃんと仕組みを知りたい！」

その素晴らしい姿勢こそが、プロとしての責任感を持っている証拠です。

実はGoogleも、そんな「仕事で使う上での不安」をよく理解しています。

だからこそ、私たちが安心して使えるように

を用意してくれています。

ここからは、その「ルール」と「スイッチの場所」を紐解いていきましょう。

Geminiは「一時的に収集」はするけれど「学習」はしない

まず、結論からお伝えします。

Geminiが、あなたの

• Gmailの本文
• メールアドレス
• Googleドライブの書類
• カレンダーの予定

等を「AI自身の知識として学習する」ことは絶対にありません。

これは、Googleが公式のプライバシーのルールとして明確に示しています。

AIの働きを、「とても有能だけれど、口の堅い執事」に例えてみましょう。

あなたが「〇〇さんからの先週のメールを探して、内容をまとめて」と執事（Gemini）に頼んだとします。

執事は、あなたの指示に従ってメールボックス（Gmail）を開き、メールアドレスや本文を一時的に「読み取り（処理）」ます。

そして、あなたに結果を報告します。

しかし、その仕事が終わった瞬間、執事の記憶からはそのデータは完全に消え去ります。

執事のノート（AIの学習データ）に、お客様の名前やアドレスが書き写されることはないのです。

連絡先の住所や電話番号も同じです。

「連絡を取るため」に一時的にその情報に触れることはあっても、それをAIの脳みそに蓄積して、他の誰かにペラペラと喋ってしまうようなことはありません。

それでも不安な時は 2つの「連携スイッチ」をOFFにしよう

「学習されないのはわかったけれど、やっぱりAIに自分の書類やメールを見られること自体が嫌だ！完全にシャットアウトしたい」

そう感じることや、扱う仕事の内容もあると思います。

その場合は、あなたが自分で「AIをとの連携を設定でOFFにする」をすることができます。

大切なのは、以下の「2つのスイッチ」の役割を知っておくことです。

1． Geminiの拡張機能をOFFにして Gmailなどの情報を表示させないようにする

1つ目は、Geminiと他のGoogleアプリの連携の設定（Geminiの拡張機能）を「OFF」にする方法です。

①Geminiアプリ左下「設定とヘルプ → アプリ連携」を押す

Geminiの画面にある「アプリ連携（🧩）」

これは「拡張機能」といって、Geminiというアプリが、他のGoogleアプリを連携させるための専用スイッチです。

②アプリ連携の中にある「Google Workspace」をOFFにする

ここにある「Google Workspace」というスイッチをOFFにすると、「GeminiからGmailやドライブにアクセスする」ことだけを、ピンポイントで止めることができます。

2． 大元の連携機能（GoogleWorkspaceのスマート機能）を OFFにする

2つ目は、Googleのサービス全体を管理する「大元の連携」をOFFにして、Geminiと他のGoogleアプリを連携させない方法です。

①ブラウザー（Chrome）でGmailを開いて、右上の「設定→すべての設定を表示」を押す

②設定一覧の中にある「Google Workspace のスマート機能の設定を管理」を押す

③その中にある「Google Workspace のスマート機能」をOFFにして、「保存」を押す

これで、Geminiと他のGoogleアプリの自動連携が解消されます。

これは「私のデータは、他のアプリ（Geminiを含む）には一切渡しません！」という強力な宣言になります。

これをOFFにすれば、Geminiがあなたのメールや書類を覗き見することは物理的に不可能になります。

カレンダーやチャット、メモ（Keep）等、Googleアプリの情報が守られます。

「GoogleWorkspaceのスマート機能」をOFFにする際の注意点

ただ、このGoogleWorkspaceのスマート機能をOFFにする際には、注意点があります。

自動連携を解除した「Google Workspace のスマート機能」は、カレンダー、Chat、ドライブ、Gmail、Meet でスマート機能の設定を管理でき、スマート機能の設定に応じて、次のようなことができます。

「GoogleWorkspaceのスマート機能」は、全てのGoogleアプリ（ツール）の連携の大元になる機能です。

そのため、これをOFFにしてしまうと、使い方によっては、便利な連携機能が使えなる可能性があります。

もし、GmailとGoogleカレンダーを連携している等、GeminiやGmail以外のGoogleアプリで何か連携しているものがあれば、GoogleWorkspaceのスマート機能は「ON」にしたままする方がよいです。

AIは デジタル活用での便利な道具の一つ

いかがでしたでしょうか。

難しく感じるデジタルの世界も、紐解いてみれば「自分を守るためのルール」がちゃんと用意されています。

AIは勝手に暴走する魔法の箱ではありません。

あなたが「使っていいよ」「ここは見ないでね」と指示を出せる、便利な道具の一つです。

主導権は、常に事業主である「あなた」にあります。

この使い分けができるようになれば、あなたはもう立派な「デジタル活用の上級者」です！

書類の山に追われる時間を少しでも減らし、あなたが本当に情熱を注ぎたい「本業」や「お客様との対話」、そして「ご自身の休息」のために時間を使えるよう、ご紹介した設定をさっそく確認してみてくださいね。

たったこれだけで、明日からの安心感が大きく変わります。

「設定の場所がどうしてもわからない」「私の業務フロー全体を見直して、もっとラクにしたい」という方は、ぜひ一人で悩まずにご相談ください。

あなたのペースに合わせて、デジタル環境をスッキリ整えるお手伝いをさせていただきます。

デジタルを味方につけて、さらに輝くあなたのビジネスを応援しています！

最後までご覧いただき、ありがとうございました。