紙の書類管理に限界を感じていませんか？デジタル化のメリットと簡単な始め方

とはよく聞くものの

実際にどんなメリットがあるのかピンとこない・・・

そんな悩みを抱えていらっしゃいませんか？

確かに、現状の紙の書類管理に慣れていると、デジタル化の必要性を感じにくいかもしれません。

しかし、書類のデジタル化には「目に見えにくい大きなメリット」があります。

今回は、書類のデジタル化によって得られる具体的なメリットや、スムーズに移行するためのポイントをご紹介いたします。

紙の書類管理に慣れている人が デジタル化の効果を実感づらい理由

すぐにメリットを感じられない

紙の書類は、印刷してファイルに綴じておけばすぐに取り出せるため

「特に困っていない」と感じることが多いのではないでしょうか。

しかし、デジタル化のメリットは、日々の業務が積み重なったときに初めて実感できるものが多く、すぐには分かりにくいのが特徴です。

デジタルツールの操作に不安がある

「クラウドに保存？フォルダ管理？検索機能？・・・それで、結局どれが便利なの？」

というような感じで、書類をデジタル化すると、その仕組みを理解するのに時間がかかることがあると思います。

そうなると、デジタルツールの操作に不安を感じることも。

そのため、操作に慣れるまでに抵抗を感じやすいのも事実です。

紙の方が直感的に使いやすいと感じる

特に長年紙の書類で管理していると

「紙の方がすぐ見られるし、わざわざデジタル化しなくてもいいのでは？」と考えてしまうことも。

実際、紙の書類には、デジタルデータにはない良さもあります。

デジタル化することで得られる5つの大きなメリット

書類を探す時間が圧倒的に短縮できる

紙の書類は

• ファイルを開く
• キャビネットを探す

等、必要な情報を見つけるまでに時間がかかります。

しかし、書類をデジタル化すれば、キーワードで検索すれば、すぐに見つけることができます。

例えば、契約書を探す場合、「契約書_○○会社」というキーワードで検索すれば、すぐに該当のデータが見つかりますよね。

これは、日々の業務効率を大幅に向上させるポイントの一つです。

保管スペースを削減できる

紙の書類を保管するには、キャビネットや棚が必要になります。

個人事業主や小規模オフィスでは、書類が増えるにつれスペースが圧迫されることも。

書類をデジタル化すれば、物理的な保管スペースが大幅に削減できるため、それまで書類を保管していたスペースにゆとりができます。

そのため、オフィスがスッキリするというメリットが生まれます。

どこからでもアクセス可能になる

紙の書類は、会社やオフィスに行かなければ確認できませんが、デジタル化したデータをクラウドに保存すれば、スマホやパソコンがあればどこからでもアクセス可能になります。

例えば、外出先で急に契約書が必要になった場合でも、クラウドに保存しておけば、その場ですぐに確認できますよね

そのため、ビジネスチャンスを逃しにくくなる効果が期待できます。

紛失や劣化のリスクを減らせる

紙の書類は

• 誤って廃棄・紛失する
• 水濡れや災害等で消失する

等のリスクが考えられます。

しかし、デジタル化したデータを、クラウドや外付けハードディスクにバックアップ（複製保存）を取っておけば、万が一のトラブルがあった際も、バックアップから復旧できるので安心です。

業務の効率化や自動化が可能になる

書類をデジタル化すると、単に「書類を電子化する」だけでなく、業務の効率化や自動化にもつなげられます。

これらの仕組みを導入することで、「紙だから発生していた無駄な作業」を削減することが可能になります。

スムーズにデジタル化を進める3つのステップ

ステップ1：まずは「すぐ使う書類」からスキャン

いきなりすべての書類をデジタル化しようとすると、膨大な作業量に圧倒されてしまいます。

まずは

• 頻繁に参照する書類（請求書・契約書・顧客リストなど）
• 紛失すると困る書類

を優先的にスキャンし、PDFなどの形式で保存するところから始めましょう。

ステップ2：保存ルールを決める

「デジタル化したのに、どこに保存したか分からない・・・」

とならないように、保存するフォルダのルールを決めておくことが大切です。

このようにすることで、どこに何を保存したかが一目で分かるようになります。

ステップ3：クラウドやアプリを活用する

デジタル化したデータを活用するには、

• Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージ
• Google KeepやOneNoteなどのメモ管理アプリ
• 電子契約サービス（クラウドサイン等）

などのツールを導入するのがおすすめです。

これらを活用することで、デジタル書類の管理がよりスムーズになります。

まとめ

「デジタル化のメリットが分からない」と感じる方も、実際に使ってみると

• 書類を探す時間が減る
• スペースがスッキリする
• 紛失やトラブルを防げる
• どこでもアクセスできる

といった利便性を実感できるようになるはずです。

まずは「よく使う書類からスキャンしてクラウドに保存する」など、書類のデジタル化を小さな一歩から始めてみるのがおススメです。

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そして、書類のデジタル化の方法や手順に迷われたら、最短距離での書類のデジタル化をアシストいたしますので、お気軽にご相談くださいね。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。