書類を電子化するメリット・デメリット

パソコンやスマートフォン、そしてインターネットが日常的に利用されるようになりました。

それに伴い「書類などの紙媒体をデジタル化したい」思う機会も多いのではないでしょうか？

そこで、書類をデジタル化するメリットとデメリット、そして、電子化をスムーズに進めるコツをご紹介いたします。

紙の書類を電子化するメリット

デジタル化をするメリットは数多くあります。主なメリットは、以下の通りです。

スペースの節約

紙の書類は物理的な収納スペースを必要としますが、デジタルファイルはコンピューターやクラウド上に保存でき、効率的に管理できます。これにより、オフィスや作業環境の整理が容易になります。

検索とアクセスの迅速性

デジタルファイルはキーワードや検索機能を活用して瞬時に検索でき、必要な情報に素早くアクセスできます。これにより、業務の効率向上や情報取得の迅速化が可能となります。

情報の共有と連携が円滑に行える

デジタル書類は電子メールやクラウド共有プラットフォームを介して容易に共有でき、複数の人が同時にアクセスできます。これにより、チームのコラボレーションが向上し、情報共有が円滑に行えます。

他には

等が考えられます。

紙の書類を電子化するデメリット

デジタル化には多くの利点がありますが、同時にデメリットも存在します。以下に、書類をデジタル化する際の主なデメリットは、以下の通りです。

セキュリティリスク

デジタルデータはハッキングやセキュリティ違反のリスクに晒されます。オンラインストレージやクラウドサービスを利用する際には、データへのアクセスが不正に行われる可能性があります。これにより、機密性やプライバシーが脅かされ、情報漏洩が発生する危険性が生じます。デジタルデータのセキュリティ対策が不十分な場合、企業や個人の信頼が損なわれる可能性があります。

データの完全性と信頼性の問題

デジタルデータは簡単に変更や削除が可能であり、それによってデータの完全性や信頼性が損なわれる可能性があります。不正アクセスやシステムエラーによってデータが破損すると、正確な情報の提供が難しくなります。また、データのフォーマットやバージョンの変更によっても問題が生じ、長期的なデータの保存と取り出しにおいて信頼性の確保が難しくなります。

高コストと技術的な依存

デジタル化には導入コストがかかり、デジタルデータの管理や保守には高度な技術が必要です。従来の紙文書と比較して、デジタルデータの保管やセキュリティ対策、定期的なバックアップの実施などにかかる費用が増加します。また、テクノロジーの進化やシステムのアップデートに追随するためには、常に最新の技術に対する投資が必要となり、これが継続的な経済的な負担となります。

他には

等が考えられます。

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文書の電子化をスムーずに進めるには

では、書類の電子化をスムーズに進めるには、どのようなことを意識すればいいのでしょうか？

電子化する書類としない書類を区別する

まずは、電子化する書類としない書類を区別しましょう。

お手持ちの書類の中には

• 電子化するよりも書類で保存する方がよい
• 既に使われていない書類

が存在するはずです。

そのような書類までスキャンしてしまうと、スキャンした後、データの検索性が下がる等、電子化した後に活用がしづらくなるため、注意が必要です。

書類を電子化する前の「書類整理」が、書類の電子化の大きな鍵を握ると言っても過言ではありません。

ファイルデータの保存方法を決める

書類をデータ化したら、その後の保存方法を決めることが重要です。

• ファイルデータをどのような端末に保存するか
• ファイルデータの名前の付け方のルール
• フォルダの作成ルール

等を事前に決めておくと、その後のファイルの検索性が向上し、パソコンやスマートフォンでの作業効率に、大きな差が生まれます。

そして、書類を電子化するには、一定の時間がかかるため、どのような書類から電子化するか？どの時期にどの書類を電子化するか？等の優先順位を決めることも重要になってきます。

まとめ

書類が電子化できると、スペースやコストの削減、作業効率の向上などのメリットがあるため、ぜひ導入したいところです。

しかし、ノープランで進めてしまうと、うまくいくはずの電子化がうまくいかないことも

そのためにも、書類を電子化するメリットとデメリットの両方を知って、適切なデータ化を実践してくださいね。