年間150時間のロスを解消！40・50代女性起業家のための「探し物ゼロ」データ整理術3ステップ
程野 由里子
はじめに
その「10分間」、本当はもっと楽しく使えたはず
「あれ、あの見積書どこに保存したっけ・・・」
「お客様に送る資料、最新版はどれだったかな？」
パソコンの前でフリーズしてしまい、気づけば10分、20分と時間が過ぎていく・・・
そんなご経験はありませんか？
仕事に情熱を持って取り組んでいる女性事業主にとって、本来やりたいことは「お客様に価値を届けること」や「新しい企画を考えること」のはず。
それなのに、日々の事務作業やデータの迷子探しに追われ、一日の終わりにはヘトヘト・・・
実は、オフィスワーカーは「年間で150時間もの時間を探し物に費やしている」というデータもあるくらいです。
もし、その時間が丸ごと自由になるとしたら、あなたは何をしたいですか？
今回は、パソコンが苦手な方でも大丈夫。
今日からすぐに始められる「データ整理の3ステップ」をお伝えします。
探し物の時間をゼロにして、心にゆとりを取り戻しましょう。
知っていますか？「探し物」が奪っている本当のコスト
「探し物くらい、大したことない」と思っていませんか？
まずは、なぜデータ整理があなたのビジネスにとって最優先事項なのか、その理由を数字で見てみましょう。
年間150時間は「約20日分」の労働に匹敵する
先ほどお伝えした「150時間」
これを1日8時間労働として計算すると、なんと年間で約19日〜20日間に相当します。
つまり、1年のうち約1ヶ月分は「何も生み出さない探し物」だけのために働いていることになります。
探し物を「人件費」に換算してみると・・・
経営者であるあなたにとって、時間はそのまま「お金」です。
ご自身の時給を仮に設定して、年間の損失額を計算してみましょう。
| あなたの時給（想定） | 年間の損失額（150時間分） |
| 時給 2,000円（事務代行・一般実務など） | 300,000円 |
| 時給 5,000円（専門コンサル・講師業など） | 750,000円 |
| 時給 10,000円（経営者・プロフェッショナル） | 1,500,000円 |
いかがでしょうか？
探し物をしているだけで、毎年数十万円、あるいは100万円以上の利益を捨てているのと同じです。
この「見えないコスト」を削減できれば、最新のパソコンに買い替えたり、新しいスキルを学ぶための自己投資をしたり、大切な家族と豪華な旅行に行くことだって可能です。
データ整理は、単なる片付けではなく、「利益を生むための経営戦略」なのです。
なぜ「探し物」が止まらないの？データ整理の落とし穴
「整理しなきゃ」と思ってはいるけれど、どうしても散らかってしまう。そこには、デジタル特有の理由があります。
なぜパソコンの中がゴチャゴチャになってしまうのか、その原因を一緒に見ていきましょう。
「とりあえず保存」が迷子の始まり
デスクトップ一面に並んだアイコン、名前のついていない「新しいフォルダー」、そして「コピー」「最新」「最終版」という言葉がついた似たようなファイルたち。
「後で整理しよう」と思ってデスクトップに置いたその瞬間、データは迷子への第一歩を踏み出しています。
デジタルは「見えない」から怖い
紙の書類なら、積み上がれば視覚的に「片付けなきゃ！」と気づけます。
でも、パソコンの中はどれだけ散らかっても重さは変わりません。
だからこそ、気づいた時には自分一人では手がつけられない状態になってしまうのです。
「専門用語」が壁になっている
「クラウド」「同期」「ディレクトリ」・・・
カタカナ言葉を聞くだけで、「私には無理」とシャットアウトしたくなりますよね。
その気持ち、よく分かります。
でもご安心ください。
データ整理に必要なのは、ITの知識ではなく「自分に合った片付けのルール」なのです。
40代・50代の女性事業主にこそ データの整理が必要な理由
私たちは、家事、育児、介護、そして仕事と、いくつもの役割をこなしています。
体力も集中力も有限です。
若い頃のように「力技」でなんとかこなすのではなく、「仕組み」に助けてもらうことが、長く健やかに事業を続けるコツと言えます。
脳の疲れを減らす
「どこだっけ？」と探す作業は、脳に大きなストレスを与えます。整理されると、頭の中までスッキリします。
信頼を守る
お客様からの問い合わせにサッと資料を出せる。
そのスピード感は、あなたのプロとしての信頼に直結します。
「もしも」に備える
万が一パソコンが故障した時、パソコンやスマホのデータが整理されていれば、復旧もスムーズに行えます。
「探し物ゼロ」を実現するデータ整理の3ステップ
それでは、具体的にどうすればいいのでしょうか？
今日からできる、データ整理の3つのステップを解説します。
ステップ1：ファイルに「住所」を覚えさせる名前のルール
探し物をしてしまう一番の理由は、「名前がバラバラ」だからです。
ファイルを探す時、私たちは「いつ」「誰の」「何の」資料かを知りたいはずです。
おすすめの命名ルール
日付_相手名_内容
- 良い例：
20240104_田中様_お見積書.pdf - 悪い例：
見積書（コピー）.pdf
このように「日付」を先頭に入れると、パソコンが勝手に日付順に並べてくれるので、探す手間がグッと減ります。
仕事効率をアップさせるファイル名の付け方
仕事効率をアップさせるファイル名の付け方について、付け方次第では検索スピードや作業効率に違いが出てきます。 そこで、名前の付け方に、ルールを作ることが大切になり…
大阪北摂高槻「デジタル活用×整理収納」パソコン業務改善効率化｜ Vita Comoda 
数字は「20240104」のように、「年・月・日」を入れるのがコツです（ファイル内容によっては「年・月」のみでも可）。
ステップ2：「迷わない」ための3層フォルダ管理
フォルダを細かく作りすぎて、どの箱に入れたか忘れてしまったことはありませんか？
基本は、「3つの階層」までにするのが、もっとも管理しやすい方法です。
- 第1階層（大きな箱）： 「01_お客様」「02_経理」「03_商品企画」
- 第2階層（中くらいの箱）： 「2023年度」「2024年度」
- 第3階層（小さな箱）： 「〇〇様」「△△株式会社」
このように、「大きなカテゴリーから順に辿れる」ようにしておけば、迷路に迷い込むことはありません。
ステップ3：「デスクトップ・ゼロ」を習慣にする
仕事が終わった時、あなたのパソコンのデスクトップにはいくつアイコンがありますか？
理想は「ゴミ箱とショートカット数個だけ」の状態です。
デスクトップは、いわば「机の上」です。
書類を出しっぱなしで帰宅すると、翌朝仕事に取り掛かる時に「片付け」から始めなければなりません。
一時保管フォルダを作る
どうしても判断に迷うものは「一時保管」というフォルダにまとめて入れ、週に一度は整理する時間を持ちましょう。
データ整理のコツは一時フォルダにあり！迷うファイルを時短で管理する方法
ファイルの保存場所に迷ったら？一時フォルダを活用することで、迷うデータもスムーズに整理。時短につながる整理術を解説します。
これだけで、パソコンを開いた時の「あぁ、またこれ整理しなきゃ・・・」と思って溜息をつくことがなくなります。
紙の書類はどうすればいい？「デジタル化」の第一歩
「データは分かったけど、机の上の書類の山はどうすればいいの？」と思いませんか？
実は、データ整理と書類整理はセットで行うのがおススメなんです。
全てをスキャンしなくて大丈夫
とは言え、始めから「全部スキャンしてデジタル化しなきゃ！」と意気込むと、データ整理と同じで、途中で挫折してしまいます。
まずは、「見返す頻度が高いもの」だけをスマホのカメラで撮って保存してみましょう。
- 領収書
- セミナーのレジュメ
- 打ち合わせのメモ
これらをスマホでパシャリと撮り、「ステップ1」のルールで名前をつけて保存する。
これだけで、あなたのカバンの中から重いファイルが1冊減るかもしれません。
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まとめ
整理は「自分への思いやり」
いかがでしたか？ データ整理は、決して難しいIT技術ではありません。
- 名前に日付を入れる（名前のルール化）
- フォルダを3段までにする（階層の簡素化）
- デスクトップを空にする（環境のリセット）
この3つを意識するだけで、あなたの事務作業の時間は劇的に短縮
そして、探し物に使っていたその150時間を「価値ある時間」に変えることができます。
新しい学びや、大切な家族との時間、あるいはゆっくりと自分を癒すティータイムに変えていきましょう。
デジタル環境を整えることは、過去の自分を整理し、未来の自分を助ける「最高のプレゼント」です。
一気にやろうとせず、まずは今日作った1つのファイルに名前をつけるところから始めてみてくださいね。
最後に
まずは「一つだけ」変えてみませんか？
いきなり全てのデータを整理するのは大変ですよね。
まずは、「今日作ったファイルの名前を 20240104_〇〇.pdf に変える」というところから挑戦してみませんか？
もし、「どこから手をつけていいか分からない」「自分の場合はどうすればいい？」と迷われたら、一人で悩まずにご相談くださいね。
あなたの事業がより軽やかに、楽しく進むよう、デジタルの力でサポートいたします。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
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