デジタル化したデータの保存先は2か所以上！その理由は？

書類整理の際、省スペース化を助けになるのが、書類のデータ化

スキャンするのはもちろん、スマホのアプリで取り込んでデータにできるようになっているので、書類のデジタル化のハードルがますます下がっています。

そんな、データにした書類

データしたのはいいけれど、データにしたままパソコンのハードディスクに入れっぱなし…ということはありませんか？

デジタル化したデータをそのままにしておくと、万が一パソコンに故障が起こった場合

「データが取り出せない」等のトラブルにトラブルに遭う可能性があるかもしれません。

そんなピンチにも対応するには、どうすればいいのでしょうか？

保存したデータを 1か所だけに保存するのは危険！

データの保存場所が、パソコンのハードディスク等、1か所しか保存していないのは、とても危険！

なぜか？というと

• パソコンが故障してしまうと、ハードディスクからデータが取り出せなくなる
• ウイルスに感染した場合、保存されているデータが使えなくなる

という恐れがあるからです。

万が一、上記のような事態が起きてしまうと

「あのデータがないと仕事ができない！」

ということになり兼ねない恐れがあります。

データ化した書類は 2か所以上に保存しよう

そのような事態を回避するための方法、それは

データの保存先を、2か所以上にすること

特に重要なデータは、必ず保存先を2か所以上にしましょう！

パソコンのハードディスク以外の保存先で、おススメの場所は

外付けのハードディスクやUSBメモリのような、外部記憶装置をはじめ

• Googleドライブ
• One Drive
• dropbox

などのクラウドサービスを利用するのもおススメ

この中で使いやすいツール、2つ以上を使いましょう！

このようにしておくと、1か所で何かしらのトラブルがもとでデータが消えてしまっても、他の場所にデータが残っているので安心です。

データのの保存先をどのように決めるか？

基準の決め方は、こちらの記事を参考にしてください↓

データの保存媒体をどれにするか？その基準を決めよう！

パソコンやスマホを使っていると、気付かないうちにどんどん増えていくのが パソコン・スマホに保存している 「ファイル」や「データ」 そして、データを保存する場所も、…

ほど楽「デジタル活用×整理収納」パソコン業務改善効率化｜大阪高槻 Vita Comoda

まとめ

一見すると、データを2か所以上に保存するのは、非効率に思うかもしれません。

しかし、万が一のトラブル回避のためにも、データの保存先を2か所以上にするのがおススメです。

そして、利用するデータの検索時間短縮のためにも、定期的なデータ整理をお忘れなく！

データの保存先がわからない時は、お気軽にご相談くださいね。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。