大事な書類を電子化しても大丈夫？事業者も安心できるセキュリティ対策

書類をパソコンやクラウド上で管理する「デジタル化」には、作業の効率アップや、保管スペースの削減、必要な書類をすぐに探せる便利さなど、たくさんのメリットがあります。

ですが

• 本当に安全なの？
• 大事な書類がネットに出回ったらどうしよう
• セキュリティが心配

といった不安から、なかなか一歩が踏み出せないという方も多いのではないでしょうか。

特に、契約書や顧客情報など機密性の高い大切な内容を扱っている場合は、データ漏洩等、万が一のトラブルが心配になりますよね。

この記事では、そうした不安を解消し、安心して書類のデジタル化を進めていくための考え方や、具体的な対策をご紹介いたします。

デジタル化が不安に感じる理由って？

「書類をデジタル化するのが不安」と感じる理由には、次のようなものがあります。

• 専門のIT担当がいないので、何が正しい対策なのか分からない
• クラウドサービス（インターネット上で書類を管理する仕組み）が本当に安全なのか心配
• 紙の書類と違って、デジタルだと「見えない」感じがして管理が不安
• 情報が漏れた場合、損害や取引先との信頼に関わるので怖い

これらは、決して特別な悩みではありません。

多くの事業者の方が、同じような悩みを抱えていらっしゃいます。

それでもやっぱり便利！デジタル化のメリット

「不安だからまだ紙のまま…」とデジタル化を見送っている方も、一度デジタル化のメリットを整理してみましょう。

整理することで「やってみよう」という気持ちになりやすくなります。

これらのメリットを「安心して」得るためには、セキュリティ対策がとても大切です。

セキュリティを守るために押さえておきたい 4つのポイント

デジタル化を安全に進めるためには、以下のような具体策を講じることが効果的です。

1．安全なクラウドサービスを使う

• Google Workspace
• Microsoft 365
• Dropbox Business

など、法人向けのクラウドサービスを選ぶと、厳格なセキュリティ基準が保たれ安心です。

無料の個人向けサービスよりも、アクセス管理やログ（履歴）確認など、セキュリティ機能がしっかりしています。

2．アクセス制限を設定する

書類ごとに

• 誰が見られるか
• 誰が編集できるか

これをしっかり決めましょう。

たとえば経理の書類は、経理担当者と代表のみにアクセスを許可するなど、役割に合わせた制限を設けることが大切です。

3．パスワード管理をしっかり行う

パスワードは、簡単なものや使い回しはNGです。

できるだけ長くて複雑なパスワードを使い、2段階認証（多要素認証）も設定すると安心です。

定期的に変更するのもおすすめです。

4．定期的に バックアップをとる習慣を

クラウドに保存した後も、定期的にパソコンや外付けのハードディスクなどの外部ストレージにバックアップ（複製保存）をとっておくと、データ消失などの万が一のトラブルにも対応することができます。

不安な方こそ「少しずつ」が成功のカギ

最初からすべてを一気に変える必要はありません。

セキュリティが気になるからこそ、まずは「少しずつ・安全に」始めることが成功のカギです。

こうして進めると、段階的に安心感を高めながら、デジタル化の効果も実感しやすくなります。

個人事業主さん向け！手軽に始める「スモールスタート」

特に個人で活動されている方の場合

• 何から始めたらいいか分からない
• コストをかけられない

という方もいらっしゃいますよね。

そんなときは、次のような方法から試してみてください。

• 無料のクラウドサービス（例：Google ドライブ）を活用
• スマホアプリ（例：Adobe Scan・Microsoft Lensなど）で、レシートやメモ書きをPDF化

これらに慣れてきたら、フォルダ分けや日付・カテゴリでの整理、バックアップなどを徐々に取り入れていきましょう。

そうすることで、経理や書類のチェックが楽になり、作業時間の短縮や信頼性のアップにもつながります。

まとめ

書類をデジタル化したいけれど、セキュリティが不安で進められない・・・

実は、そんな方がとても多いんです。

でも、きちんとしたサービスや対策を取り入れれば、安全にデジタル管理をすることは十分可能です。

重要なのは「完璧を目指す」ことではなく、「まずは始めてみる」こと。

最初の一歩を踏み出すことで、業務の効率化や働きやすさ、ひいては売上アップにもつながる未来が開けます。

ぜひ、あなたの事業でも、安心・安全なデジタル化を検討してみてくださいね。

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「うちでも始められるかも」「でも、何から手をつければいいか不安・・・」

そんな方のために、書類のデジタル化やセキュリティ対策について、わかりやすくサポートしています。

一人ひとりの業種や状況に合わせて、小さなステップから一緒に整えていくことができますので、お気軽にご相談くださいね。

あなたに合ったデジタル化の始め方を、一緒に見つけましょう。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。