整理した書類を情報漏えいから守る!書類溶解で書類を処分してみた

デジタル化が進んで書類からデータへと「ペーパレス化」していますが、「紙」の書類はまだまだ健在!

 

恐らくどれだけデジタル化が進んでも、紙類がなくなることはありません。

紙の書類が発生すれば、必ず処分しなければならない時が来ます。

 

でも、書類の中には

  • 個人情報
  • 会社の機密情報

等、情報漏えいのリスクに注意を払う必要のある書類も

 

そんな情報漏えいのリスクに対応した書類の処分方法として「シュレッダーにかける」という方法があります。

 

シュレッダーは、情報漏えいのリスクを軽減しながら、気軽に書類の処分ができるメリットがある反面

  • 紙からクリップやホッチキスを外さないといけない、等シュレッダーをかけるのに時間がかかる
  • シュレッダーをかけただけでは、情報が消去しきれていない気がして不安
  • シュレッダー後の紙はゴミになるので、環境に悪影響を与えるのが気になる

等のデメリットも…

 

それが解決できる書類の処分方法として、書類の「溶解」という処分方法があります。

では、書類溶解とはどのようなものなのでしょうか?

実際に試してみました。

 

書類の溶解処理とは?

書類の溶解処理とは、どのような処分方法なのでしょうか?

溶解処理は、パルパーと呼ばれている機械に、機密文書が梱包された段ボール箱をそのまま投入。水と撹拌力でバラバラになるまで解します。投入された機密文書は読解不能かつ復元不能となり、情報は完全に抹消されます。機密文書を開封作業することなく、梱包したダンボールのまま溶解処理を行いますので、機密文書が他の人の目に触れる心配もありません。

出典:東芝テック株式会社 ホームページ

 

このように、機密保持をしながら書類を処分する方法。

溶解処理後の機密書類は製紙原料などにリサイクルされるので、環境にもやさしい書類の処分方法の一つと言えます。

 

書類の溶解処分を体験してみた!

この書類の溶解処分、法人で利用されているイメージがあるかと思いますが、一般の方でも利用可能!

 

ということで、実際にどのようなサービスなのか?

体験してみました。

 

今回利用したのは、株式会社ワラケンさんの

セキュリティパック21

 

現在、様々な会社で書類溶解サービスが提供されています。

その中でも「セキュリティパック21」を選んだ理由は、以下の通り。

「セキュリティパック21」を選んだ理由

  • 個人でも利用できる(法人・個人事業主のみ利用可能なところもあります)
  • ゆうパックのセキュリティ便で集荷運送してくれる
  • 無開封のまま箱ごと安全確実に溶解してくれる
  • 個人情報漏洩賠償責任保険に入っている
  • プライバシーマークを取得している企業である

セキュリティの高さと手軽に利用できるという理由で選びました。

 

書類の溶解処分の流れ

ホームページから申し込み

セキュリティパック21のショッピングカートから必要なキットを選んで申し込みます。

 

今回は、処分する書類の量で「セキュリティーパック21 Lサイズ」をチョイス。

箱なしのものもありますが、自分で箱を用意した際、配送時に万が一破損した場合のリスクを考慮して箱アリのものにしました。

※ ショッピングカートに記載されている料金+送料(今回利用したLサイズの場合 +2,000円前後)が必要です

 

キットが到着

申し込み後数日で、書類溶解に必要なキットが届きます。(箱アリの場合は日時指定も可能)

 

届いたキットはこんな感じ

↓↓

キットには

  • 書類を詰める段ボール
  • ゆうパックセキュリティー便の集荷に必要な伝票、シール
  • セキュリティパック利用方法の説明文(箱詰めの方法・封印の仕方・伝票の書き方等、わかりやすく説明されてました)

が入ってました。

 

処分する書類を段ボールに詰める

説明文に係れている通りに処分する書類を、段ボールに箱詰め

 

そして、段ボールを説明書通りに封印します。

ここにゆうパックの伝票を貼りつければ、これで準備完了です。

 

集荷依頼

日本郵便(セキュリティパック21の集荷業者)に集荷の依頼します。

郵便局へ直接持ち込むことも可能なようです。(コンビニへの持ち込みは不可)

紙類は容積の割に重いので、集荷依頼をする方が楽かもしれません

自分でする作業はココまで!

 

集荷後は…

集荷してもらった後の流れは、以下のようになります。

輸送
ゆうパックセキュリティ便にて輸送
保管
機密書類保管倉庫にて一時保管
溶解処理
機密処理溶解処理施設に搬入し、無開封のまま箱ごと溶解処理
溶解処理証明書の発行
溶解処理後、2〜3週間後に溶解処理証明書を郵送されます

溶解処理のメリット・デメリット

実際に溶解処理を体験してみた率直な感想は

箱に入れるだけで書類が処分できるなんて、なんて楽ちんなんだ!!

ということ。

 

シュレッダーにかける手間がかからない上に機密情報も保持される!

こんなにありがたいことはありません。

 

でも実際に体験して、溶解処理にもそれなりにメリットとデメリットがあるなあと思いました。

それを私なりにまとめてみました。

 

溶解処理のメリット

書類を処分する手間と時間が軽減できる

シュレッダーで書類の処理をすると、紙を数枚ずつシュレッダーにかけたり、使っている途中でシュレッダーが熱くなりしばらく使えない等、処分する紙の量が多ければ多いほど、予想外に時間がかかりますよね。

 

それに対して、書類の溶解処理は処分をするのに

  • 不要な書類を段ボールにそのまま入れられる
  • クリップなどもそのまま入れて問題なし
  • 配送業者に集荷をお願いすれば あとは業者さんにお任せできる

等、書類の処分にかける手間と時間が軽減。書類の処分が劇的に楽になります。

 

紙が液状化されるので 機密情報を完全に消去できる

シュレッダーにかけても、種類によっては細かく裁断されず、情報の漏えいが心配なところ。

 

それに比べて、書類の溶解は紙が液状になるまで処理されるので、情報が完全に見られなくなります。

これで、情報が見られる心配がなくなるので安心ですね。

 

他には、溶解処理された紙はリサイクルされるので、環境にも優しいというのもメリットです。

 

溶解処理のデメリット

溶解処理にお金がかかる

書類の溶解処理は情報漏えいのリスクが大幅に軽減できますが、外部の業者さんに委託するため費用が発生します。

料金はセキュリティパック21さんの内容を参考にされるとよいかと思いますが、数千円からが相場です。

 

溶解処理は、紙の量が多い場合や機密性の高い書類の処分におススメ!

紙の量が少ない場合は、シュレッダーにかける方が時間と費用が安くなります。

 

情報漏えいのリスクを 処理・運搬業者に委ねることになる

書類の溶解処理には専門技術が必要なため、自分ではできない作業

そのため、処理をするには専門業者にお願いをし、その作業を委ねることになります。

 

そうなると、問題になるのが処理をする業者選び

ここで業者選びが良くないと、情報漏えいのリスクが生じることに。

 

業者を選ぶ際は

  • セキュリティに関する各種認証を受けている
  • 詳しい溶解処理の方法がわかる
  • 運搬方法はセキュリティを確保できる方法がとられている
  • 溶解処理証明書が発行される

等、セキュリティ保持されていることがわかる業者を選びましょう。

 

個人情報の保護が当たり前になっている現代。自分の個人情報だけでなく、自分に関わる方の情報を守る方法との一つとしての

「書類溶解処理」

 

書類の処分方法の一つとして、ぜひ選択肢に入れてください。

 


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