請求書等の書類作りの憂うつを解消！作業時間を半分にする「型（テンプレート）」の作り方

はじめに

毎月やってくる「あの日」　憂鬱に感じることはありませんか？

カレンダーが月末に近づくと、

「ああ、そろそろ請求書を作らなきゃ・・・」

と、なんだかお腹のあたりがキュッとなることはありませんか？

せっかくお客様に喜んでもらえて、お仕事自体は楽しかったはずなのに、最後のお金の手続きになると急に気が重くなる。

そんなご相談をよくいただきます。

もし、このようなことを感じているとしても、そう思っているのは、あなただけではありません。

実は、多くの女性起業家さんが、同じように「事務作業の壁」に悩んでいらっしゃいます。

今回は、そんな憂うつな時間を半分にし、安心して本来のお仕事に集中できる「書類作りの“型”」についてご紹介いたします。

パソコンが少し苦手でも大丈夫。

自分でできる、簡単なことから始めていきましょう。

なぜ、請求書作りに疲れてしまうのか？

実は、請求書作りが大変な最大の理由は

• 毎回イチから考えている

あるいは

• 迷いながら作業している

ことにあります。

そして、よくあるのが

というやり方

この方法、一見効率よく見えますが・・・

実はこの方法、思いの外、事務作業のストレスが溜まる原因になります。

と、確認することが山積みになってしまうからです。

そして、請求書の作成・入力のミスにも繋がりかねない方法でもあります。

これではまるで、毎回地図を持たずに迷路に入っていくようなもの。

疲れてしまうのも無理はありません。

あなたは「事務」が苦手なわけではない

では、こんな状況になってしまうと

「私に事務作業能力がないのでは・・・」

と悲観的になってしまうかもしれません。

でも、ご安心ください。

あなたは決して、事務能力がないわけでも、数字に向いていないわけでもありません。

ただ、「楽をするための道具」の使い方が、ちょっとだけ整っていないだけなんです。

お料理で例えるなら、毎回小麦粉を計ってパンを焼くのは大変ですが、ホームベーカリーがあればスイッチ一つですよね。

パソコンやスマホも同じです。

あなたが苦労して手作業でやっていることを、デジタルという「道具」に任せてしまえばいいのです。

「でも、そのデジタルが苦手なのよ・・・」 そう思う方も、安心してください。

難しいプログラミングなどは一切不要です。

これからご紹介するのは、誰でもできる「仕組み」のお話です。

作業時間を半分にする「型（テンプレート）」の魔法

請求書作りを楽にする一番の近道。

それは、「毎回同じ型に流し込むだけ」の状態を作ることです。

これだけで、迷う時間も、ミスをする心配も劇的に減ります。

具体的には、次の3つのステップで進めてみましょう。

1. ファイルの名前を「ルール化」する

パソコンの中で

「請求書_最終.xlsx」「請求書_最新.xlsx」

のようなファイルが迷子になっていませんか？

まずは、ファイルの名前の付け方を決めてしまいましょう。

おすすめは

の順番です。

こうするだけで、フォルダの中で日付順に綺麗に並びます。

そのため

「あのファイルどこ？」

と探す時間がゼロに近づけることができます。

2. 「マスター（原本）」を作る

先月のファイルをコピーして使うのは、今日で卒業しましょう。

代わりに、「入力していない、空っぽの完璧な型（マスター）」を一つ作っておきます。

ここでのポイントは

こと

そして、毎月この「マスター」のファイルを開き、「名前をつけて保存」してから入力を始めます。

こうすれば、誤って計算式を消してしまったり、先月の日付が残っていたりするミスがなくなります。

3. いっそ「クラウド」に頼ってみる（一番のおすすめ！）

もし、Excelでの管理自体がストレスなら、今の時代はもっと便利な道具があります。

といったクラウド請求書サービスです。

これは、インターネット上で使える請求書作成ソフトのこと。

Excelが苦手な方こそ、実はこれが一番おすすめです。

クラウド請求書サービスを利用するメリット

• 計算ミスゼロ： 金額を入れるだけで、消費税も合計も勝手に計算してくれます。
• スマホでもできる： パソコンを開くのが億劫な日でも、スマホからパパッと作れます。
• 郵送もやってくれる： 宛名書きやポスト投函の手間も、ボタン一つで代行してくれます。

月額料金がかかるものもありますが、毎月の「憂うつな数時間」と「ミスの不安」をお金で解決できると考えれば、安い投資かもしれません。

無料のお試しプランがあるサービスも多いので、一度触ってみると「こんなに簡単だったの！？」と驚かれるはずです。

まとめ

「私にもできた！」が自信に変わる

書類整理やデジタル化は、一気に全部やろうとしなくて大丈夫です。

まずは、「ファイルの名前を変えてみる」

次は、「クラウドソフトの無料体験に登録だけしてみる」

そんな小さな一歩で構いません。

請求書に限らず、事務書類の 「型」ができると、事務作業にかかる時間は驚くほど短くなります。

その浮いた時間で、大好きなお客様のことを考えたり、ゆっくりお茶を飲んでリラックスしたり。

そんな豊かな時間を過ごしていただきたいと願っています。

今すぐできる小さな一歩

もしExcelの「マスター」作りが難しそうだと感じたら、まずはデスクトップに散らばっている請求書ファイルを、一つのフォルダ（「請求書」フォルダ）にまとめるところから始めてみませんか？

「自分に合う方法がわからない」「クラウドソフト、どれがいいの？」と迷われたら、ぜひ一度ご相談くださいね。

あなたの今の状況にぴったりの方法を、一緒に考えさせていただきます。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。