業務効率を改善するカギは「データ整理」にあり

「なんとなく仕事に時間がかかる」

「探し物ばかりしている気がする」

——そんな日々に心当たりはありませんか？

実は、その原因のひとつが「パソコン内のデータの散らかり」かもしれません。

一見すると、業務効率とデータの整理は関係ないように思われるのではないでしょうか？

しかし、パソコンやスマホ内で

• データが散らかっている
• データが整理されている

のでは、業務効率に大きな「差」が生まれます。

本記事では、業務効率を下げる原因としてのデータ整理の重要性に注目し、 具体的な改善ポイントや整理の始め方をご紹介いたします。

なぜ「データの散らかり」が業務効率を下げるのか？

まず、なぜ「データの散らかり」が業務効率を下げてしまうのか？

その理由を考えてみましょう。

以下のような理由が考えられます。

探す時間の積み重ね

仮に、仕事中で 1日5分 パソコンで使いたいファイルを探すとします。

すると、

• 月20日働くと100分
• 年間では1,200分（20時間）

も、ファイルを探すのに時間を費やすことになります。

そうなると、業務のスピードが落ちてしまいます。

情報の取り違え・ミスの原因

整理されていないフォルダやファイル名が原因で、間違ったデータを使ってしまうことも。

特に、チームで業務で間違ったデータを共有したり誤送信すると、大問題！

致命的なミスや、時間の大きなロス、ひいては信頼低下に繋がることも考えられます。

思考の分断と疲労の蓄積

ファイルを探すことに頭を時間を使うと、本来集中すべき業務への思考が分断され、知らないうちに疲れやすくなってしまいます。

そのため、集中力やストレスにも影響する結果を招いてしまいます。

そのような状況になると、業務効率が低下するのがわかりますよね。

整理できていないパソコンのよくある状態

では、パソコンの中が整理できていないと、どのようなことが起きるのでしょうか？

よくあるのが、こんな状態

このような状態は、誰にでも起こりうるものです。

大切なのは「自分だけがわかるデータ管理」ではなく、「未来の自分や、他の人にも伝わるデータ整理のスキル」です。

データ整理がもたらす3つのメリット

データ整理ができていないと、いかに効率が悪いかがお分かりいただけるかと思います。

では、データが整理できると、どのようなメリットがあるのでしょうか？

1. 作業スピードが上がる

データが整理できると、使いたいデータがすぐに見つけられるように。

必要なファイルを瞬時に見つけられることで、業務の無駄を省くことができ、リズムが保たれます。

探し物をしている時間が減ることで、生産性の向上に繋がります。

2. ミスやトラブルを防げる

似たようなファイル名が減ることで、誤送信や誤操作のミスやトラブルを防ぐことができます。

また、複数人で扱うファイルも安心して共有できるようになります。

3. 気持ちの余裕が生まれる

パソコンの中が整うことで、無駄な情報が目に入る機会が減って、気持ちも落ち着きます。

結果的に、仕事全体にゆとりが生まれます。

すぐにできる！データ整理の3ステップ

そんなデータ整理、次の3つのステップで進めていきましょう。

ステップ1：デスクトップをスッキリさせる

一時的な保存場所として使いがちなデスクトップ。

まずはここをスッキリさせて、空間と思考に余白をつくりましょう。

ステップ2：不要ファイルの削除

古い書類、重複データ、もう使わない写真など、「不要」と判断したファイルは、早めに削除しましょう。

「念のため」に残しているものは、定期的に見直す仕組みを作ることをおススメします。

ステップ3：データ整理を習慣化する

そして

• 毎週金曜日の夕方に「10分だけ整理タイム」

など、ルールを決めるのがポイント。

「少しずつコツコツ続ける」ことが習慣へ近道です。

ステップを踏んで整理を進めると、次第にパソコンの中がスッキリとしてきます。

整えることで、仕事も心もスッキリと

データの整理は、単なる「片付け」ではなく

• 仕事を効率化し
• ミスを減らし
• 心に余裕をもたらす

大切な一歩です。

パソコンの中が整うと、自然と仕事の流れも整っていきます。

「業務効率を改善したい」と感じたら、まずは「データの整理」から始めてみませんか？

「どこから手をつければいいのかわからない」

「途中で挫折してしまう」

——そんな時は、プロと一緒に進めるという選択肢もあります。

あなたのパソコン整理、やさしく伴走いたします。

お気軽にご相談くださいね。

デジタルデータ・書類整理サポート

データや書類のデジタル化から、デジタル化したファイルの維持管理まで、トータルでサポート。業務改善効率化を目指します。

ほど楽「デジタル活用×整理収納」パソコン業務改善効率化｜大阪高槻 Vita Comoda

Written with Chat GTP

最後までご覧いただき、ありがとうございました。