パソコン苦手でも大丈夫！個人事業主の「事務作業」がスッと楽になる無料デジタルツール3選

毎日、見えない「事務作業」に追われていませんか？

サロンでの施術、教室でのレッスン、心を込めた商品の制作など、「本業」はやりがいに満ちていることと思います。

でも、一日の終わりになって

とため息をつくことはありませんか？

机の上には

• 後で整理しようと重ねたままの領収書
• お客様にお渡しする資料
• いつか読もうと思ったセミナーのプリント

が山積みに。

スマートフォンには

• プライベートの友人からのLINE
• お客様からのご予約・お問い合わせのLINE

がごちゃ混ぜに届き、見落とさないように常に気を張っている、そんな状態。

SNSのお知らせ画像を作ろうと思っても、パソコンの前で何時間もフリーズしてしまう・・・

「もっと本業に集中したいのに」

「もっと家族との時間や、自分のためにホッと一息つく時間が欲しいのに」

そう願いながらも、終わりの見えない細々とした作業に時間とエネルギーを奪われてしまう。

それは、多くの事業主さんが抱えている大きな悩みの一つです。

デジタル化への高い壁・・・こんなお悩みありませんか？

「世の中には便利なデジタルツールがたくさんあるのは知っている」

「同業の起業家仲間は、スマホやパソコンをサクサク使いこなしていて羨ましい」

そう頭ではわかっていても、いざ自分が新しいツールを取り入れようとすると、こんな不安が頭をよぎりませんか？

パソコンやスマートフォンに対して「苦手意識」や「アレルギー」があると、新しいシステムを導入すること自体が、とてつもなく高い壁のように感じてしまいますよね。

結局、「まあ、今のままでもなんとかなっているし・・・」と、見て見ぬ振りをしてしまう。

そう思ってしまうお気持ち、とてもよくわかります。

大丈夫、最初はみんな「パソコン初心者」です

そんなパソコンやスマホに対して苦手意識がある方に、まず一番にお伝えしたいことがあります。

それは、

「パソコンやデジタルツールが苦手でも、全く恥ずかしいことではない」

ということです。

あなたは、ご自身が提供されているサービスや商品の「プロフェッショナル」です。

エステの技術、お料理の指導、きめ細やかなカウンセリングや家事代行など、長年培ってきた素晴らしいスキルをお持ちです。

ITの専門家ではないのですから、デジタルの知識がなくて当たり前なのです。

むしろ、これまで自己流のデジタルな方法で、お客様と真摯に向き合い、事業をここまで守ってきたご自身の頑張りを、まずはたっぷりと褒めてあげてください。

ただ、事業が成長し、お客様が増え、こなすべき業務が多くなってきた今、これまでの「気合と根性」だけでは、あなた自身が疲れ切ってしまう時期にきているのかもしれません。

デジタルツールは、あなたを困らせる敵ではありません。

正しい使い方ができれば、あなたの貴重な「時間」と「心のゆとり」を生み出してくれる、とても優秀で働き者のアシスタントになります。

今回は、「これだけは知っておいて損はない！」という、事業主の皆様の業務改善に直結する無料デジタルツールを、3つに厳選してご紹介します。

「これなら私にもできそうかも！」と思うものを、見つけてみてくださいね。

難しくない！事業主の「事務」を激減させる無料ツール3選

ここからは、実際に多くの女性事業主が愛用し、「もっと早く使えばよかった！」と声が上がる便利なツールをご紹介します。

どれも、スマートフォンからでも使い始められるものばかりです。

1. 紙の山から解放される魔法の引き出し「Googleドライブ」

最初におすすめしたいのが、書類や写真の整理がグンと楽になる「Googleドライブ」です。

こんなお悩みを解決

• あの時の資料、どこにやったっけ？といつも書類の山をひっくり返して探している
• パソコンが壊れたら、お客様の大切なデータが全部消えてしまうという不安がある
• デスク周りがいつも紙で溢れていて、仕事へのモチベーションが下がる

ここが便利

Googleドライブは、簡単に言うと「インターネット上にある、あなた専用の鍵付きの貸し金庫」のようなもの

これを、専門用語では「クラウド」と呼びます。

ここに書類のデータや写真を保存しておけば、あなたのパソコンやスマホが万が一壊れてしまっても、データは安全に守られます。

新しいスマホやパソコンから自分のパスワードでログインするだけで、いつでも元通りにデータを取り出すことができるのです。

紙の書類は、スマートフォンのカメラで撮影して、Googleドライブに保存しましょう。

そうすれば、重たいファイルを持ち歩く必要も、デスクの上の紙の山に悩まされることもなくなります。

「探す時間」がなくなるだけで、毎日のストレスは驚くほど軽減されます。

▶︎ まずはここから

スマホに「Googleドライブ」のアプリを入れてみましょう。

そして、机の上にある「捨てられないけれど、紙で持っておく必要はないプリント」をスマホのカメラで撮影し、アプリの中に保存してみてください。

1. Googleドライブのアプリを開く
2. 「ドキュメントをスキャン」を押す
3. Googleドライブへ保存したい書類をスキャンする

たったこれだけで、紙の書類がデジタル化でき、Googleドライブへ保存することができます。

具体的な方法については、下記をご覧ください↓

保存できたら、その紙は思い切って捨ててみましょう。

2. お客様とのやり取りを整理する「LINE公式アカウント」

次にご紹介するのは、日々の連絡業務を劇的に楽にし、プライベートとの境界線をしっかり作ってくれる「LINE公式アカウント（旧：LINE@）」です。

個人のLINEは、LINEヤフーの利用規約により、商用利用が禁止されています。

そのため、事業でお客様や取引先と連絡を取る場合は、LINE公式アカウントを用いることが必須です。

こんなお悩みを解決

• 個人のLINEをお客様に教えているので、休日や夜間でも仕事の連絡が来て休まらない
• 予約の受付や問い合わせの返信に、毎日何時間も取られている
• お客様全員に、キャンペーンのお知らせを一斉に送りたいけれどやり方がわからない

ここが便利

私たちが普段家族や友人と使っているLINEとは別に、「お店やビジネス専用のLINE」を作れるのがLINE公式アカウントです。

無料から利用することができます。

LINE公式アカウントについて↓

LINE公式アカウントを利用する最大のメリットは、「仕事とプライベートを完全に分けられること」にあります。

例えば、

• 休みの日は通知をオフにする
• 「営業時間は〇時〜〇時です」という自動返信メッセージを設定する

等できるため、四六時中スマホを気にしなければいけないプレッシャーから解放されます。

また、登録してくれているお客様全員に一斉にメッセージを送れるので、毎月のスケジュールのお知らせや、急な空き枠のご案内なども、一人ひとりに送る手間が省けます。

▶︎ まずはここから

「LINE公式アカウント」のアプリをダウンロードして、ご自身の屋号やサロン名でアカウントを作ってみましょう。

まずは、普段よくやり取りするお客様1〜2名に

「仕事用のLINEを作ったので、次からこちらにご連絡くださいね」

とご案内するところからスタートします。

3. パソコンが苦手でもプロ級のデザイン「Canva（キャンバ）」

最後は、今や多くの女性起業家が「手放せない！」と口を揃える大人気のデザインツール「Canva」です。

こんなお悩みを解決

• SNSの画像やチラシを作りたいけれど、デザインのセンスがなくてダサくなってしまう
• WordやExcelで作ってみたけれど、どうしても素人っぽさが抜けない
• デザイナーさんに外注する予算は今のところない

ここが便利

Canvaは、パソコンでもスマホアプリでも使える、魔法のようなデザイン作成ツールです。

一番の魅力は、「プロのデザイナーが作ったおしゃれな『テンプレート（ひな形）』が何万種類も無料で用意されている」こと。

• Instagramの投稿画像
• A4サイズのお知らせチラシ
• 名刺
• お礼状

など、作りたいもののサイズに合わせてテンプレートを選び、写真と文字を自分のサービスのものに差し替えるだけです。

あっという間に、プロ顔負けの美しく洗練されたデザインが完成します。

専門的なデザインソフトは難しくて挫折してしまった方でも、Canvaならパズルを組み合わせるような感覚で、楽しみながら作ることができます。

「私にもこんなにおしゃれなものが作れた！」という感動を、ぜひ味わっていただきたいです。

▶︎ まずはここから

Canvaに無料登録をして、「Instagram 投稿」または「チラシ」のテンプレート一覧を眺めてみてください。

「これ可愛いな」

「私のサロンの雰囲気にぴったりだな」

というものを1つ選び、文字だけをご自身の屋号やサービス名に打ち変えてみましょう。

ツールを使いこなすための「たった一つのコツ」

ここまで3つの便利な無料ツールをご紹介しました。

「これなら私の仕事でも使えるかも！」と思っていただけたでしょうか？

最後に、デジタルツールを導入する上で、パソコンが苦手な方に必ずお伝えしている「たった一つの大切なコツ」があります。

それは、「最初から完璧に使いこなそうとしないこと」です。

長年やってきたやり方を、今日明日で100%デジタルに切り替える必要は全くありません。

一気に変えようとすると、必ずストレスになり「やっぱり私には無理だ」と挫折してしまいます。

• まずはインスタの投稿画像のデザインをCanvaで作ってみる
• 仕事の連絡だけ、個人のLINEから公式アカウントに移してみる

そんな、ほんの小さな「お試し」からで大丈夫です。

触っているうちに

と自然に思える日が、必ずやって来ます。

今日から一つ 新しいことを始めましょう

デジタルツールの本来の目的は、難しい操作を覚えてITに詳しくなることではありません。

「無駄な事務作業の時間を減らし、あなたの心と時間にゆとりを生み出すこと」です。

そして、その空いた時間で、お客様にさらに素晴らしいサービスを提供したり、ご自身の身体をゆっくり休めたり、家族との笑顔の時間を増やしたりしてほしいのです。

今日ご紹介した3つのツール（Googleドライブ、LINE公式アカウント、Canva）のうち、「これなら今の私でもできそう！」と思えたものはありましたか？

もし迷ってしまったら、まずは一番負担に感じている「紙の整理」か「お客様との連絡」のどちらかから着手してみてください。

それが、あなたの仕事環境を劇的にスッキリさせる、素晴らしい第一歩になりますよ。

今日から、スマホとパソコンを頼れる「右腕」にしていきましょう！

デジタルを味方につけて もっと「あなたらしい時間」を取り戻しませんか？

私たちが目指すのは、ツールを使いこなすこと自体ではありません。

その先にある「心と時間のゆとり」です。

事務作業に追われる時間が1日30分減るだけで、1ヶ月なら15時間もの自由な時間が生まれてきます。

その時間で

• 新しいサービスを考える
• ゆっくりとティータイムを楽む
• 大切なご家族と笑顔で過ごす

そんな理想の働き方は、デジタルの力を少し借りるだけで、今日からも実現可能です。

「何から手をつければいいかアドバイスがほしい」

「自分に合ったデジタルの整え方を知りたい」

そう感じた方は、ぜひ一度ご相談くださいね。

あなたのビジネスを支える「心強い事務局」のような存在として、心を込めてサポートいたします。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。