書類整理の「流れ」知って 処理するとき判断できるようにしよう!

気が付くとすぐに増えてしまうのが…書類

 

整理するよりも、増えるスピードの方が圧倒的に早い^^;

なんてことはありませんか?

 

そこで必要になってくるのが、

「書類の定期的な整理」

なワケなのですが…

 

書類を整理するとき、

  • 使わなくなった
  • 使用頻度が減った

そんな書類は、すぐに全部捨ててしまうのでしょうか?

 

書類整理には「流れ」がある

書類を整理するとき、いきなり全部捨てるべきなのか?

というと、答えは NO

 

全部捨てればいいというワケではないんです。

 

それはなぜかというと、

書類整理には流れがあるから

 

そんな書類の流れを順番に解説いたします。

 

1.保管

まずは、

  • 使っている
  • 使用頻度が高い

書類

 

このような書類は、

  • 分類
  • 検索
  • 表示

などを工夫して、使いやすいように

「保管」しておく必要があります。

 

2.保存

そんな書類も、やがて

  • 使わなくなる
  • 使用頻度が低くなる

時がやってきますよね。

 

そのような書類は

  • 保存
  • データ化
  • 廃棄

 

この3つのうち、どれかの方法で処理します。

 

つまり、書類整理のときの処理方法が「廃棄」だけではないということ

 

使用頻度が低い書類でも、種類によっては

  • 法的に保存する必要がある
  • 資料として置いておく必要がある

など、処理の方法が違います。

 

3.廃棄

使用頻度が低くなり

  • 保存
  • データ化

した書類も、やがて保存する期間が満了するときが来ます。

 

そのとき、保存もしくはデータ化した書類を確実に

「廃棄」する必要があります。

 

このときの処理方法としては

<紙書類>

  • シュレッダーなどで切断
  • 溶解(薬品などで溶かして消滅させる)

 

<データ化した書類>

  • データ消去の専用ソフトで完全に消去

 

という処理をします。

 

そして、全体をまとめるとこんな感じです。

 

書類整理の流れ 段階が変わるたびにどう処理するかを考える

書類整理の流れがわかったところで…

 

書類整理では

  • 段階が変わる際、処理が適切にできているのか?

 

これが大切になってきます。

 

発生した書類は「1年後に使っているのは1%」と言われているので、廃棄することはとても重要になってきます。

 

しかし、中には

  • 資料
  • 法的に保存の必要がある

そんな書類もあります。

 

そのような書類を適切に見極めることができるのかが重要になります。

 

書類の定期的な整理と見極めで、使いやすい書類にしましょう!


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