Microsoft Officeの互換ソフトとは?オフィスソフトの種類を知って仕事を効率アップしよう


毎日必ず使うと言っても過言ではない、パソコンやスマートフォン

様々なメーカーからいろんなソフトやアプリが出ていますよね。

 

その中でも、特に仕事で使う機会が多いのが、以下のようなオフィス用のソフトやアプリ

  • 文書管理
  • 表計算
  • プレゼンテーション

 

これらのソフトも、ひと昔前であれば一社がほぼ独占状態だったので

「どれがどのソフトなんだろう?」

と悩むことはなかったと思います。

 

でも今は、複数のメーカーからオフィスソフトが出ている上、それがパソコンでもスマホでも使える!

 

それ故に

「文書作成のソフト、A社はどれでB社がどれなのかがわからない…」

ということはありませんか?

 

ということで、主なオフィス(ビジネス用)ソフトの

  • メーカー名
  • ソフトの種類
  • ソフトの名前

を知っておきましょう!

 

どんなメーカーがどのオフィスソフトを提供しているか?を知ろう

ということで、ビジネス用ソフトを提供している主なメーカーは、以下の通り

 

オフィスソフトの主なメーカー

  • Microsoft
  • Google
  • Apple

 

おそらく聞きなじみのある会社ばかりだと思います。

 

そして中には

「オフィスソフトを提供しているの?」

と思うメーカーもあるのではないでしょうか。

 

でも、これらのメーカーから

  • 文書管理
  • 表計算
  • プレゼンテーション

が提供されているんです!

 

それを表にまとめてみました。

 

オフィスソフトのメーカー×ソフトの種類一覧

 

メーカー Microsoft Google Apple
文書作成 Word ドキュメント Pages
表計算 Excel スプレッドシート Numbers
プレゼンテーション PowerPoint スライド Keynote

 

そして、これらのソフトは種類ごとに互換性があります。

 

オフィスソフト互換性:文書ソフトの場合

MicrosoftのWordで作った文書データを、以下のソフトでも開いて編集可能

  • Googleのドキュメント
  • AppleのPages

 

どのソフトを中心に使うか?優先順位を決めよう

そして、複数のメーカーのオフィスソフトが使えるのがわかると

いろいろ使えて便利そう!

 

と思ったかもしれません。

 

でも、それが逆にどのソフトを使えばいいのか?がわからなくなる原因でもあります…

 

そこで、日頃自分がどのようにパソコンやスマホを使っているか?を思い出しながら

 

  • どのメーカー
  • どのソフト

をよく使うと効率よく作業できるか、優先順位をつけてみましょう!

 

例えば、以下のような感じ

↓↓

Windowsパソコンで作業することが多い場合

  1. 普段はWindowsパソコンを使い、Excelで表作成
  2. その表をGoogleドライブ(クラウド)に保存して、外出先の隙間時間にスマホを使ってGoogleスプレッドシートで修正

 

スマホで作業することが多い場合

  1. 普段は外出先の隙間時間にスマホを使い、ドキュメントで文書の叩き台を作る
  2. その文書をGoogleドライブ(クラウド)に保存して、帰宅後にパソコンを使ってWordで仕上げる

 

Mac(Apple)のパソコン・iPhoneを使っている場合

  1. 普段はMacパソコンを使い、Pagesでスライド作成
  2. そのスライドを表をiCloud(クラウド)に保存して、外出時にスマホを使ってPagesで修正

 

このようにソフトを使う優先順位を決めておくのは、とても大切

優先順位を決めないと、パソコンやスマホでの作業効率が下がってしまいます。

 

オフィスソフト 各社互換性の注意点

このように、オフィスソフトに互換性があることを知れば、自宅や外出先を問わず隙間時間に少しずつ事務作業が進められて、とても便利!

 

しかし、互換性があるとは言え、作成したデータを違うメーカーのソフトで全く同じように再現するのか?

と言うと、そういう訳ではありません。

 

作成したデータを他社のソフトで開く際は、使うパソコンやスマホによって、以下のような違いが出る可能性があるので注意が必要です。

 

  • 同じフォントで表示されない ← 端末によっては搭載されていないフォントがある
  • 同じ色が再現されない ← 端末によって表示される色合いに違いがある
  • 図や表が崩れてしまう ← 各ソフトの表示のされ方の違い、ソフトによっては機能の違いがある場合も

 

以上の注意点を踏まえて、オフィスソフトの使い方を決めていきましょう!

 

 

ソフトの名前を覚えられたらそれがベストなのですが、覚えられなければ、この記事を保存して見ながら活用方法を決めていくのもアリだと思います。

 

オフィスソフトを活用して、事務作業の効率アップを図りましょう!

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